Förmåga 01 · Automation
En order kommer in via mejl.
Flödet tar vid därifrån.
Ett praktiskt automationsflöde för bolag som fortfarande får in order, fakturor, förfrågningar eller dokument via mejl – och förlitar sig på att människor läser, kontrollerar, vidarebefordrar, godkänner och uppdaterar systemet manuellt.
Situationen
Arbetet börjar i inkorgen.
En kund skickar en order via mejl. Ibland är det en PDF. Ibland är det en Excel-fil. Ibland står uppgifterna skrivna direkt i meddelandet.
En person öppnar mejlet, läser ordern, kontrollerar om kunden finns, går igenom orderraderna, letar efter saknad information och bestämmer vad som ska hända härnäst.
Om allt ser rätt ut förbereder de ordern för ERP-systemet. Om något saknas svarar de kunden eller frågar en kollega.
Processen fungerar. Men varje order börjar med att någon gör samma läsning och kontroll på nytt.
Utmaningen
Problemet är inte ordern. Det är allt runt omkring den.
En ren order är enkel. Det sega arbetet börjar när kunden använder ett annat format, hoppar över ett fält, skickar fel artikelnummer, lägger till en notering i mejltexten eller bifogar en uppdaterad fil senare.
Då stannar ordern. Någon måste jämföra uppgifterna, be om förtydligande, hålla reda på den senaste versionen och komma ihåg att inte importera något för tidigt.
Det är här tiden försvinner. Inte i ett stort misslyckande – i tjugo små kontroller som upprepas varje dag.
Förmågan
Flödet förbereder ordern innan en människa rör vid den.
Automationen läser det inkommande mejlet och bilagorna. Den extraherar orderuppgifterna, kontrollerar obligatoriska fält, matchar kund- och produktdata mot affärssystemet och förbereder en granskningsvy.
Om ordern är komplett ser granskaren en ren sammanfattning. Om något saknas eller är oklart flaggar flödet det innan ordern når ERP-systemet.
Personen bygger inte om ordern. De granskar det som flödet förberett.
Så fungerar flödet
Före / efter
En person öppnar varje ordermejl, läser bilagan, kontrollerar uppgifterna, kopierar värden, följer upp saknad information och förbereder ERP-uppdateringen manuellt.
Inkorgen är flödet. Personen är styrsystemet.
Ordern fångas, kontrolleras och förbereds före granskning. Kompletta order går snabbare.
Ofullständiga order hålls kvar med en tydlig anledning. Teamet lägger tid på undantagen, inte på upprepad läsning och kopiering.
Kontroller
- Endast godkända inkorgar bearbetas
- Obligatoriska fält måste finnas innan ERP-förberedelse
- Kund- och produktdata matchas mot systemets register
- Saknade värden stoppar flödet
- Pris-, kvantitets- och leveransregler kan utlösa granskning
- Ingen order bokförs utan godkännande
- Varje ändring loggas
- Den slutliga uppdateringen går till det överenskomna affärssystemet
Var detta passar
Vad som förändras
Frågor om automation
Vilka arbetsflöden är värda att automatisera först?
De som körs ofta, följer samma steg varje gång och idag flyttas via e-post eller för hand. Om en order, en förfrågan eller ett godkännande passerar flera personer innan något händer är merparten av den tiden väntan snarare än arbete. Börja där – inte med verksamhetens mest komplicerade process.