Ett avtalsregister som flaggar i tid – sluta missa de indexhöjningar ni har rätt till
Konsultbolag som fakturerar per timme mot offentliga ramavtal har rätt till årliga indexjusteringar men processen lever i PDF:er i mappar, metadata i Excel och att någon kommer ihåg att starta. På ett bolag med 40 konsulter innebar en missad justering att en höjning på 17,6 % aldrig togs ut. Vi bygger avtalsregister med AI-tolkning, deadlinebevakning och en motor för indexberäkning.
Utmaning
Problemmönstret.
Ramavtal lever som PDF:er i en delad nätverksmapp. Metadatan — kund, avtalsnummer, basmånad, indexmodell — skrivs in för hand i ett kalkylark. När någon kommer ihåg att det är dags öppnas avtalet manuellt: får priset justeras? Vilken modell? Vilken basmånad? Beräkningen sker i Excel, begäran går ut via e-post, och efter godkännande uppdateras prislistan för hand i affärssystemet.
Lösning
Vad vi bygger.
Ett internt webbverktyg som äger avtalets livscykel:
- AI-inläsning. Ladda upp avtals-PDF:en; AI-tolkning extraherar nyckeldatan — kund, avtalsnummer, basmånad, indexmodell, procentregler, senaste/nästa justering. En granskningsvy visar dokument och extraktion sida vid sida; värden under ~70 % konfidens flaggas gula, saknad data röd. Teamet verifierar innan något sparas.
- Ett register. En instrumentpanel med varje avtal, statusindikatorer (aktivt / löper ut / justering förfaller), all metadata, käll-PDF:en ett klick bort.
- Deadline-bevakning. Systemet beräknar kommande indexdatum, flaggar avtal som kräver åtgärd inom ett konfigurerbart fönster och notifierar den ansvariga personen — kunder aviseras de avtalsenliga månaderna i förväg.
- Statusuppföljning. Väntande → redo att skicka → skickad → godkänd/avvisad — så att inget dör i en inkorg.
Medvetet utanför fas ett: automatiska indexflöden, automatiserade kundmejl, återskrivning till affärssystem — allt förberett för, inget krävs för att få värdet.
Frågor om avtal
Hur säkerställer vi att vi tar ut indexhöjningarna i våra ramavtal?
Genom att hålla avtalen i ett register istället för i mappar. Varje avtals indexklausul, basmånad och uppsägningstid läses ut och bevakas, så deadline dyker upp som en uppgift istället för som någons minne. Höjningen beräknas från det publicerade indexet, så kravet är klart innan fönstret stänger istället för efter.